Objectif Global et Résultats attendus:
- Le/la chef de mission est le/la responsable de la bonne marche de la mission,
- Il/elle représente le Secours Islamique France, respecte et fait respecter le mandat, les principes et procédures internes de l'organisation.
- Il/elle est l'interface entre le siège de l'organisation et le terrain,
- il/elle transmet l'information sans délai, s'assure de la coordination sur la mission et sur les bases,
- Il/elle est chargé(e) de mettre en place les programmes.
- Il/elle s'assure de la bonne marche des programmes, propose de nouveaux programmes et alerte en cas de problème. Il supervise et coordonne les expatriés et équipes nationales,
- Il/elle est le représentant du Secours Islamique France auprès des bailleurs, des autorités et des bénéficiaires de la zone,
- Il/elle est responsable de la sécurité sur sa mission, il s'assure que les moyens adéquats sont définis et mis en place.
- Il/elle s'assure que les règles sont comprises et respectées par chacun.
Sécurité:
- Il/elle s'assure que les plans de sécurité de chaque base et de la mission sont à jour, connus et compris de chacun (expatriés et nationaux),
- Il/elle s'assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, matériels et bénéficiaires,
- Il/elle s'assure qu'en cas d'incident sécurité l'information est diffusée sans délai au chargé de projets au siège et selon le format existant,
- Il/elle s'assure de la bonne collecte d'informations sécurités, de leur analyse et de la diffusion des alertes ou information importante (vers le siège et terrain).
Opérations / développement de la mission:
Le/ la chef de mission :
- s'assure de la bonne marche des programmes en cours (respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,
)
- met en place un système de coordination formelle sur le terrain (réunions, rapports ...), ce système de coordination doit être décliné sur chaque base.
- assure la circulation de l'information du siège vers le terrain et du terrain vers le siège (SITREP périodique et ad hoc),
- lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle s'assure que les moyens opérationnels ont été bien définis pour permettre la bonne réalisation du programme, que celles-ci s'inscrivent bien dans le mandat du Secours Islamique et dans la stratégie de la mission,
- initie, organise et s'assure de la préparation de la stratégie de la mission,
- suit et analyse l'évolution du contexte politique et humanitaire (déplacements de populations, besoins humanitaires, reprise des conflits),
- développe de nouveaux programmes suite à des évaluations en coordination avec l'équipe sur place et le responsable géographique,
- négocie les financements auprès des bailleurs identifiés en coordination avec le chargé de projets au siège.
- identifie de nouveaux bailleurs potentiels présents sur le pays et collecte les informations concernant leurs stratégies et leurs procédures.
Ressources Humaines:
Le/la chef de mission :
- est garant de la cohésion de l'équipe et contribue activement à créer un environnement sain et un climat convivial, pendant et en dehors des heures de travail
- participe au maintien des règles d'éthique
- porte des valeurs et d'exemplarité, veille au respect de l'application de la charte et des règles d'éthique du SIF
- fait remonter tout risque de dérive ou de violation, documente les situations à risque
- participe au recrutement, identifie de manière prévisionnelle les besoins de recrutement
- responsable de l'organisation de l'équipe locale et expatriée : encadrement, suivi, animation, évaluation des besoins RH, répartition des responsabilités et tâches de travail
- contribue à identifier les forces et faiblesses des structures en place, fait des suggestions
- participe, en fonction des choix d'organisation, à la définition des fonctions-clé et des compétences requises en fonction de la spécificité des programmes
- veille à l'application et au respect des valeurs, schémas de communication et de décision du SIF.
- participe aux actions de formation et à l'évaluation individuelle des équipes locales et expatriées
Suivi Logistique, Administratif & financier
Le /la chef de mission :
- donne son accord pour les achats locaux d'aide et en soumet certains au chargé de projets pour approbation (selon les procédures internes et bailleur),
- est responsable de l'optimisation générale des coûts et s'assure du bon approvisionnement financier de la mission,
- en accord avec le logisticien mission, il/elle supervise les infrastructures et l'ensemble des équipements logistiques,
- supervise l'utilisation des équipements de la mission (véhicules, matériel informatique, matériel bureautique, matériel de radiocommunication et de télécommunication).
- participe à la recherche de fonds et effectue la recherche de financement dans le pays d'intervention
- élabore le dossier conceptuel (proposition, budget prévisionnel) en lien avec le Coordinateur Régional
- suit l'avancement des dossiers déposés, les demandes de fonds
- sert de référent, est l'interlocuteur des bailleurs locaux
Représentation Le /la chef de mission :
- représente l'association auprès des bailleurs de fonds, des ONG, des Organisations Internationales et des autorités locales, et rend compte des entretiens au chargé de projets au siège dans son rapport périodique et de manière ad hoc lorsque nécessaire,
- participe aux principales réunions de coordination et en est un membre actif.